Participation de l’employeur aux frais de transport

Dans le prolongement du Grenelle de l’environnement, et participant aux mesures destinées à augmenter le pouvoir d’achat des salariés français, l’article 20 de la Loi du 17 décembre 2008 de financement pour la sécurité sociale pour 2009, a mis en place un dispositif d’aides à la charge de l’employeur avec le soutien de l’Etat, participant au financement des frais de déplacement des salariés entre leur domicile et leur travail.

Ce dispositif se substitue à celui du chèque-transport qui a échoué en raison de sa complexité de mise en œuvre vis-à-vis des distributeurs et des transporteurs.

Il prévoit d’étendre de manière obligatoire à tout le territoire Français le dispositif de frais de transport en commun existant en région Parisienne, en incitant à utiliser les modes de transport les plus respectueux de l’environnement. A titre facultatif, il introduit des modalités forfaitaires de prise en charge des frais de carburant pour les salariés qui utilisent leur véhicule personnel.

1/ Prise en charge obligatoire de la moitié des abonnements de transport public

1.1. Principe

Tout employeur doit prendre en charge au minimum 50 % des frais d’abonnement à un service public de transport collectif pour le trajet domicile-travail (art. L 3261-2 et R 3261-1 c.trav.).

Le remboursement concerne les frais d’abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à un service de transport public de personnes (SNCF, RATP et autres entreprises de transport public ou régies) ou de location de vélos.

Les billets ou tickets d’une journée ou à usage unique, ne sont pas concernés par ce dispositif.

La prise en charge de l’employeur est plafonnée au tarif de deuxième classe. Elle porte sur le prix des titres de transport achetés par le salarié (qui peut porter sur les titres permettant d’accomplir le trajet le plus court même si ce n’est pas le moins onéreux – art. R 3261-3 c. trav) et est subordonnée à la remise ou la présentation du titre. Les titres doivent être nominatifs ou permettre d’identifier le titulaire, ou s’agissant de la location de vélos, justifient une attestation sur l’honneur du salarié (art. R 3261-5 c. trav.).

L’employeur peut opter pour une prise en charge supérieure au taux de 50% défini par l’article R 3261-2 du code du travail.

L’employeur doit procéder au remboursement dans les meilleurs délais et au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel les titres ont été validés (art. R 3261-4 c. trav.). En cas de périodicité annuelle, le titre fait l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période de prise en charge.

Un accord collectif peut prévoir des modalités de preuve et de remboursement de frais de transport différentes ou complémentaires (art. R 3261-6 c. trav.).

En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement (art. R 3261-7 c. trav). Ce dispositif est entré en vigueur le 1er janvier 2009.

En pratique, il est recommandé de prendre l’initiative d’informer le CE (ou à défaut les DP) de la manière dont l’employeur entend mettre en place cette nouvelle obligation.

En premier lieu, il convient de transmettre individuellement à chaque salarié, une lettre d’information sur le dispositif à laquelle sera joint un questionnaire. Ce questionnaire aura pour objet de recenser les frais de transport engagés par les salariés pour se rendre sur leur lieu de travail. Ce questionnaire n’aura pas de valeur contractuelle et permettra simplement d’élaborer un projet de budget. Il est possible qu’une fois informés, certains salariés modifient leurs habitudes afin d’optimiser le coût de leurs trajets domicile-travail.

En second lieu, l’employeur pourra établir un formulaire de demande de remboursement de frais de transports listant l’ensemble des informations nécessaires à la vérification du titre de transport et du trajet adéquat.

Le non respect de cette obligation de prise en charge des frais de transport à compter du 1er janvier 2009 est sanctionné par l’amende prévue pour les contraventions de 4ème classe (c’est-à-dire 750 euros pour les personnes physiques et 3.750 euros pour les personnes morales). Au-delà de la sanction pénale, l’employeur défaillant devra bien entendu régulariser la situation en reversant au salarié les frais dus, dans la limite de la prescription quinquennale (article 2224 du code civil).

La mention expresse sur le bulletin de paie de la prise en charge des frais de transport est obligatoire à compter du 1er janvier 2009, mais, cette disposition entre en vigueur de manière transitoire à compter du 1er avril 2009. Au-delà, l’omission de cette mention fait encourir à l’employeur la sanction prévue pour les contraventions de 3ème classe (amende d’au plus 540 euros).

La prise en charge obligatoire de l’employeur est exonérée de cotisations de sécurité sociale et des contributions sociales, ainsi que de l’impôt sur le revenu des personnes physiques. L’employeur doit pour cela conserver une copie de l’abonnement souscrit par le salarié. Si l’employeur va au-delà de l’obligation légale de prise en charge, la participation facultative reste exonérée dans la limite des frais réellement engagés (Voir la Circulaire DSS du 7 janvier 2003).

1.2. Cas particuliers

Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein de la même entreprise peut bénéficier de la prise en charge du titre de transport permettant de réaliser l’ensemble des déplacements imposés entre sa résidence et les différents lieux de travail ainsi qu’entre les lieux de travail (art. R 3261-10 c. trav.).

Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur à celui nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l’abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet (art. R 3261-3 c. trav.).

L’employeur peut refuser la prise en charge pour les salariés n’engageant aucun frais pour se déplacer entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, ou percevant déjà des indemnités correspondant à la prise en charge légale (art. R 3261-8 c. trav.). Si les indemnités domicile-travail déjà perçues sont inférieures à la prise en charge légale, l’employeur devra les compléter.

Le remboursement de l’abonnement étant mensuel quid lorsque le salarié effectue une période de travail inférieure au mois ?

La question a été partiellement tranchée s’agissant de la prise en charge des titres de transport de la région parisienne. Une circulaire du Ministre des transports du 24 décembre 1982 met en avant le caractère imprévisible de la maladie pour affirmer que la prise en charge doit être effectuée normalement pour les titres d’abonnement qui ont été utilisés au moins une fois pour un trajet domicile-travail, sans aucun abattement des jours non travaillés. Plus précisément, le Ministre distingue deux situations :

• les titres de transport hebdomadaires ou mensuels, sont intégralement pris en charge dès lors que l’absence maladie intervient pendant la période de validité du titre. En revanche, aucun titre ne sera prix en charge lorsque le salarié n’a effectué aucun trajet durant la période de validité du titre.

• les titres de transport pluri-mensuels doivent être pris en charge le mois le mois au cours duquel le congé maladie intervient. Pour les mois suivants, en cas de prolongation de la maladie, des procédures de remboursement des titres sont prévues par les entreprises de transport permettant de récupérer la partie du prix correspondant à la période de validité restante.

Les conditions de prise en charge sont à notre sens identiques s’agissant des accidents du travail et des maladies professionnelles. Le raisonnement de l’
Administration est le même s’agissant des périodes de congés payés : dès lors que le titre souscrit couvre au moins un trajet domicile-travail, il pourra bénéficier d’une prise en charge intégrale, sans abattement proportionnel aux jours non travaillés (Circ du Ministère des transports du 24 décembre 1982 : JO 20 mai 1983).

Le principe est donc que le salarié bénéficie d’une prise en charge totale, c’est-à-dire sans abattement pour les jours non travaillés, dès lors que le titre souscrit couvre au moins un trajet domicile-travail. Comment appliquer ce principe à la situation particulière des CDD de très courte durée ou des salariés bénéficiant de congés pour convenance personnelle ? A priori, les textes n’autorisent pas à calculer la prise en charge du titre d’abonnement au prorata du nombre de jours travaillés dans le mois. Ainsi, dès lors qu’un trajet est effectué dans la période de validité du titre, celui doit être remboursé pour moitié. Une solution pourrait consister, s’agissant de périodes d’absence ou de non travail prévisibles, d’inciter le salarié à se procurer le titre d’abonnement ayant une périodicité adaptée au nombre de jours travaillés. Ainsi, pour un salarié en CDD de 3 jours, l’employeur pourrait accepter de prendre en charge un titre d’abonnement hebdomadaire, et refuser le remboursement d’un titre mensuel. Nous recommandons de négocier ces consignes de prise en charge dans le cadre d’un accord collectif et à défaut d‘accord, de prévoir une information/consultation du CE.

Le salarié à temps partiel bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet s’il est employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur au mi-temps.

S’il est employé pour un nombre d’heures inférieur au mi-temps, sa prise en charge est calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet (art. R 3262-14 c. trav.). Ainsi, un salarié qui effectue un horaire hebdomadaire de 10 heures hebdomadaires, bénéficiera d’une prise en charge de 50% du prix du titre X 10/17,5. Si le prix du titre est de 80 euros, la participation de son employeur sera de 22,86 euros.

Nota : Quels sort doit-on réserver aux heures complémentaires ? Le salarié employé pour une durée inférieure au mi-temps, qui réaliserait des heures complémentaires au-delà de cette durée, bénéficie-t-il d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet ? Cette question n’est pas tranchée. L’interprétation des textes conduirait à considérer que lorsqu’un salarié a un horaire contractuel inférieur au mi-temps, il entre dans le régime du salarié « employé pour un nombre d‘heures inférieures à la moitié de la durée du travail » (art. R 3261-9 c. trav.), peu important le nombre d’heures complémentaires effectuées. Force est de souligner que l’article R 3261-9 préconise un mode de calcul qui prend alors en compte les « heures travaillées ». En effet, dans cette hypothèse, le salarié bénéficie d’une prise en charge calculée à due proportion du nombre d’heures « travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet ». Ce calcul reviendrait à accorder aux salariés concernés une prise en charge supérieure aux salariés à temps complet. Notons par ailleurs que l’actualisation du calcul, chaque mois, en fonction du nombre d’heures complémentaires réalisées serait fort complexe. De manière pragmatique, nous considérons donc que le régime du remboursement des frais de transport dépend de l’horaire contractuel du salarié et ne doit être modifié que lorsque le recours aux heures complémentaires dépasse 2 heures en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives ou non sur 15 semaines (art. L 3123-15 c. trav.), ou lorsque l’horaire du salarié est augmenté par la voie d’un avenant à son contrat de travail.

La règle est identique pour les salariés multi-employeurs, peu important, selon le Ministre qu’ils soient susceptibles de bénéficier au total d’une prise en charge de leurs frais de transport supérieure à celle d’un salarié travaillant à temps plein chez un seul employeur (Lettre min. transports aux Editions F Lefebvre du 28 avril 1983, non publiée).

2/ Prise en charge facultative des frais de transports personnels De manière facultative, l’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, engagés par certains salariés pour le trajet domicile-travail (art. R 3261-11 c. trav.).

Dès lors que l’employeur décide de prendre en charge ces frais, doivent en bénéficier selon les mêmes modalités, en fonction de la distance domicile-lieu de travail, tous les salariés placés dans la situation suivante (art. L 3261-3 c. trav.) :

• soit les salariés dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’ile de France ou d’un périmètre de transports urbains (tel que défini par l’article 27 de la Loi n°82-1153 du 30 décembre 1982),

• soit les salariés pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable parce que le trajet n’est pas desservi pas les transports en commun ou en raison d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport (travail de nuit, horaires décalés, équipes de suppléance…).

Sont exclus de ce dispositif les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur, les salariés bénéficiant d’un véhicule mis à leur disposition par leur employeur (avec prise en charge des frais de carburant), et les salariés logés ne supportant pas de frais de transport (art. R 3261-12 c. trav.).

Les modalités de prise en charge des salariés à temps partiel (art. R 3261-14) et des salariés exerçant leur activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise (art. R 3261-15), ainsi que les conditions de changement des modalités de remboursement de frais (art. R 3261-13) sont identiques à celles prévues pour le remboursement des frais de transport collectifs.

Une prise en charge plus large que le dispositif légal entraîne l’application du régime des indemnités de frais professionnels (Circulaire DSS/SDFSS15B/n°2003/07 du 7 janvier 2003).

Ce dispositif facultatif ne peut être cumulé avec le dispositif obligatoire de prise en charge partielle des frais de transport publics.

La prise en charge des frais de transports personnels est soumise à la conclusion d’un accord d’entreprise négocié avec les organisations syndicales ayant recueilli au moins 30% des suffrages exprimés lors des dernières élections. Ainsi, dans les entreprises soumises à l’obligation de négociation annuelle (entreprises de plus de 50 salariés dotés de délégués syndicaux), à défaut d’accord ce dispositif ne pourra être mis en place unilatéralement par l’employeur. Ce n’est que dans les entreprises non pourvues de sections syndicales que l’employeur pourra prendre une décision unilatérale après consultation du CE (ou à défaut des DP).

Le remboursement des frais de transport doit être conditionné par la remise par le salarié des éléments justifiant la prise en charge des frais de carburant (en particulier la copie de la carte grise du véhicule du salarié).

Le bulletin de paie doit mentionner le montant des frais de transport personnel pris en charge à l’identique des frais de transport collectifs. La prise en char
ge par l’employeur d’une partie des frais de transports personnels n’est assujettie à aucune cotisation de sécurité sociale ni aucune contribution d’origine légale ou conventionnelle dans la limite de 200 euros par salarié et par an.

Cette prise en charge ne peut se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (pour les professions prévues à l’article 5 de l’annexe IV du CGI) ; en revanche elle peut se cumuler avec l’exclusion d’assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques (telle qu‘issue de la circulaire du 7 janvier 2003), dans la limite des frais engagés par le salarié.

Conclusion :

Nous constatons au final que, aussi louables soient les intentions du législateur, cette réforme aboutit à des différences de traitements notables entre les entreprises et entre les salariés.

Ainsi, pour les entreprises situées en milieu rural ou en dehors d‘un périmètre de transports urbains, l’impact financier de l’article 20 de la Loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 est résiduel, si elles écartent la mise en place du dispositif de remboursement des frais d‘utilisation d‘un véhicule personnel. Au contraire, le coût de la prise en charge des frais de transport collectif peut être très important pour certaines entreprises situées en zone péri-urbaine.

De même, les salariés qui exposent le plus de frais pour rejoindre leur lieu de travail avec un véhicule personnel compte tenu de la situation de leur logement ou d’horaires de travail particuliers, bénéficieront rarement d’une participation de l’employeur. Ceci accentuera l’inégalité de traitement qui existe avec les salariés travaillant dans la même entreprise et n’assumant que la moitié des frais de transport collectif. Enfin, le législateur offre peu de moyens à l’employeur pour inciter à la protection de l’environnement.

Il semble en effet inconcevable, s’agissant du dispositif obligatoire, de refuser la prise en charge des frais de transport collectif au profit de la location de vélos ; le choix d’un abonnement aux transports collectifs ou à un service public de location de vélos étant laissé à l’initiative du salarié (art. R 3261-2 c. trav.). Notons cependant que l’employeur pourrait convenir d’une incitation des salariés en proposant le remboursement total de la location de vélos.

Bien plus, même s’agissant du dispositif facultatif, il paraît impossible de prévoir le remboursement des seuls frais d’alimentation d’un véhicule électrique. L’article R 3261-11 du code du travail prévoit en effet que « lorsque l’employeur prend en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés par les salariés, il en fait bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés remplissant les conditions prévues par l’article L 3261-3 ». le choix de l’utilisation d’un véhicule électrique ou atmosphérique reste là encore à l’initiative du salariés.

Stéphane BOURQUELOT Avocat associé au Barreau de Lyon CAPSTAN Société d’avocats