Les registres dans les associations

Gérard Lejeune (expert-comptable, commissaire aux comptes Réseau France Défi) fait le point sur les différentes obligations applicables aux associations en matière de tenue des registres généraux et spéciaux. Un rappel d’autant plus important qu’il existe – faut-il le rappeler – des sanctions spécifiquement applicables pour les associations qui ne satisferaient pas à ces différentes obligations.

1. Les registres juridiques de l’association :

• Le registre spécial

Il s’agit du registre légal de l’association (art. L 5, al. 7 et art. D 6 et D31 de la loi du 1er juillet 1901). Sa tenue est obligatoire. Doivent être portés sur ce registre :

• Les modifications statutaires ;
• Les changements de dirigeants ;
• Les nouveaux établissements fondés ;
• Les acquisitions ou aliénations des immeubles de l’association ;
• Le changement d’adresse du siège social ;
• Les dates des récépissés délivrés par la préfecture lors du dépôt des déclarations modificatives.

Il doit être conservé au siège de l’association tout au long de son existence afin de pouvoir être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en feront la demande.

Il s’agit d’un document comportant des pages reliées de façon indissociable. Il n’est donc pas possible d’utiliser des feuilles volantes, même si elles sont regroupées dans un classeur. La loi prévoit que les mentions doivent être portées à la main, à la suite et sans aucun blanc. Il doit être coté et paraphé par la personne habilitée à représenter l’association mais la tenue de ce registre incombe à la personne désignée par les statuts ou le règlement intérieur (à défaut le représentant de l’association). On ne peut que conseiller ici que la retranscription de la mention soit datée et signée par la personne habilitée qui indiquera également sa qualité. Le défaut de tenue ou de présentation de ce registre à toute personne intéressée ou au ministère public peut entraîner la dissolution judiciaire de l’association, de même qu’une amende de 1 500 € au plus (le double en cas de récidive).

• Les autres registres juridiques

A côté de ce registre obligatoire, il est conseillé de tenir un registre des délibérations des organes collégiaux (assemblées générales, conseils d’administration, commissions ou bureaux, etc.) qui constituera le carnet de bord de l’association. Sa tenue étant facultative (sauf si elle est prévue par les statuts ou le règlement intérieur), il peut être tenu par n’importe quelle personne de l’association. Il constitue indéniablement une preuve en cas de contestation judiciaire. Il s’agira de registres à feuilles volantes classées par ordre chronologique, cotées, sans blancs et paraphées par l’auteur du procès verbal ou le dirigeant habilité à représenter l’association dans les actes de la vie civile.

2. Les registres comptables de l’association :

Les associations soumises à l’obligation d’établir des comptes annuels doivent tenir un livre journal, un grand livre et un livre d’inventaire. Il s’agit en pratique :

• Des associations qui exercent une activité commerciale et qui dépassent deux des trois seuils suivants :

• 50 salariés ;
• 3 100 000 € de chiffre d’affaires ou de ressources ;
• 1 550 000 € de total de bilan.

• Des associations qui reçoivent des subventions publiques d’un montant annuel supérieur à 153 000 € ;

• Des associations ayant nommé volontairement un commissaire aux comptes.

3. Les registres sociaux de l’association employeur :

• Le registre unique du personnel

Comme tout employeur, l’association doit tenir un registre du personnel, quel que soit son effectif. Doivent y figurer, dans l’ordre d’embauchage, les noms, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d’entrée et de sortie, éléments relatifs aux autorisations de licenciement et mentions spécifiant la nature des contrats de travail précaires. Ces mentions obligatoires doivent être conservées au siège de l’association, pendant cinq ans à compter de la date de départ du salarié. Ce registre doit être tenu à la disposition des délégués du personnel et de l’inspecteur du travail.

• Le registre des observations et mises en demeure

Il permet à l’inspecteur ou au contrôleur du travail de constater les infractions en y inscrivant ou en annexant ses mises en demeure. Il doit être tenu et conservé pendant 5 ans. Il est tenu à la disposition de l’inspecteur du travail.

• Le registre médical

Ce registre regroupe les documents relatifs à la médecine du travail, notamment les visites médicales, ce qui permet au dirigeant de connaître la situation des salariés par rapport aux obligations liées à la médecine du travail. Il est tenu à la disposition de l’inspection du travail et du médecin du travail.

• Le registre d’hygiène et de sécurité

Il ne concerne que les associations dont l’effectif est supérieur à 10 salariés. Il n’est pas obligatoire. Il regroupe les informations liées aux vérifications et contrôles, essais et exercices périodiques de sécurité à la charge de l’employeur.

• Le registre des délégués du personnel

L’employeur y transcrit les demandes des délégués du personnel et ses réponses apportées. Il est tenu à la disposition des salariés, de l’inspecteur du travail et des délégués eux-mêmes.

• Le registre des risques professionnels

L’employeur y regroupe l’évaluation des risques pour la sécurité et la santé des travailleurs. Cette évaluation comporte un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail. La mise à jour est effectuée :

• Au moins chaque année ;
• Lors de toute décision d’aménagement important modifiant les conditions de travail, ou d’hygiène et de sécurité ;
• Lorsqu’une information supplémentaire concernant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie.

Il est tenu à la disposition des membres du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, des délégués du personnel, de l’inspecteur du travail, du contrôleur de la CRAM, ainsi que du médecin du travail. Le défaut de transcription ou de mise à jour est punit d’une amende de 1 500 € (le double en cas de récidive).