CNIL et fichiers des membres et donateurs

La CNIL poursuit son programme d’allégement des procédures déclaratives en décidant de dispenser de déclaration les fichiers de membres et de donateurs d’associations. Elle simplifie les démarches des déclarants tout en leur rappelant les règles à respecter dans le cadre de la loi informatique et libertés.

Rappel du principe en matière de déclaration CNIL

La mise en oeuvre d’un traitement de données à caractère personnel nécessite en principe d’effectuer au préalable une déclaration auprès de la Cnil. Toutefois, pour les traitements courants dont la mise en oeuvre n’est pas susceptible de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés des personnes, la loi autorise la Cnil à édicter des normes simplifiées, voire à accorder une dispense de déclaration.

Jusqu’à présent, les fichiers de membres d’associations devaient être déclarés auprès de la CNIL sous une forme simplifiée en référence à la norme 23.

Exception : l’absence de déclaration CNIL en matière de membres et de donateurs d’associations

Lors de sa séance du 9 mai 2006, la CNIL a décidé de simplifier davantage les procédures en choisissant de dispenser de déclaration les fichiers de membres d’associations. La loi informatique et libertés lui permet, en effet, de dispenser de déclaration certains traitements qui ne sont pas susceptibles, dans le cadre de leur utilisation régulière, de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés des personnes.

Ainsi, les fichiers mis en œuvre dans le respect des conditions posées par la CNIL ne nécessitent plus de dépôt préalable d’une déclaration auprès d’elle. La procédure simplifiée est supprimée (abrogation de la norme 23) et remplacée par une dispense qui reprend en l’élargissant le contenu de la norme simplifiée 23, afin notamment de prendre en compte l’utilisation d’internet.

Désormais, sont ainsi dispensés de déclaration les traitements de données à caractère personnel relatifs à la gestion des membres et des donateurs d’associations (enregistrement et mise à jour des informations individuelles nécessaires à la gestion administrative des membres et des donateurs, en particulier la gestion des cotisations ; traitements effectués en vue d’établir des états statistiques ou des listes de membres servant notamment à leur adresser des bulletins, des convocations ou des journaux).

Entrent également dans le champ d’application de cette dispense de déclaration :

• La diffusion sur Internet de l’annuaire des membres de l’association, sachant que les intéressés doivent être préalablement informés de cette diffusion et mis en mesure de s’y opposer par un moyen simple tel qu’une case à cocher sur un imprimé ;
• Les fichiers relatifs aux membres ou donateurs d’associations créés à partir d’un site web ;
• L’utilisation à des fins de prospection, sauf s’il s’agit de prospection politique, des fichiers des membres et des donateurs d’associations, à condition que les personnes concernées en soient préalablement informées et puissent s’y opposer ou qu’elles aient donné leur consentement s’il s’agit de prospection commerciale.

A l’inverse, ne sont pas concernés par la dispense de déclaration CNIL :

Les fichiers qui n’entrent pas le cadre fixé par cette décision de dispense restent soumis à une déclaration préalable auprès de la CNIL. Tel est par exemple le cas des fichiers comportant des données relatives aux difficultés sociales ou économiques des personnes ou le numéro de sécurité sociale.

Il est rappelé que la décision de dispense adoptée par la CNIL ne s’applique pas aux fichiers des membres et correspondants des églises ou groupements à caractère religieux, philosophique, politique ou syndical, églises qui étaient déjà, selon l’article 22 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004, dispensé de toute formalité déclarative préalable auprès de la CNIL.

Pour en savoir plus :

• Délibération Cnil n° 2006-130 du 9 mai 2006, JO du 3 juin : Voir en ligne