Frais de transport des salariés

Conditions de remboursement des frais de transport des salariés : la loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 avait prévu la prise en charge par l’employeur d’une partie des frais de transport des salariés. Le décret n° 2008-1501 du 30 décembre 2008 a apporté des précisions sur les modalités pratiques de cette prise en charge.

1. Prise en charge des frais de transports publics (dispositif obligatoire)

1.1. Catégories visées

L’employeur prend en charge les titres souscrits par les salariés, parmi les catégories suivantes :

a. les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l’article 7 de la loi n°82-1153 du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs ;

b. les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l’Organisation professionnelle des transports d’Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l’article 7 de la loi n°82-1153 du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs ;

c. les abonnements à un service public de location de vélos (type « vélib »).

1.2. Montant de prise en charge

La prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement est égale à 50 % du coût de ces titres pour le salarié.

La prise en charge par l’employeur est effectuée sur la base des tarifs deuxième classe. Le bénéficiaire peut demander la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant d’accomplir le trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court. Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l’abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet.

2. Conditions tenant au titre de transport souscrit

Pour être admis à la prise en charge, les titres doivent permettre d’identifier le titulaire.

Lorsque le titre d’abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les nom et prénoms du bénéficiaire, une attestation sur l’honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement.

Pour les salariés intérimaires, une attestation sur l’honneur adressée à l’entreprise de travail temporaire, qui est leur employeur, suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement à un service de transport public de voyageurs ou à un service public de location de vélos.

Un accord collectif de travail peut prévoir d’autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport, sans toutefois prévoir de délais de remboursement plus longs.

3. Modalités de remboursement

L’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.

La prise en charge des frais de transport par l’employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié.

4. Changement des modalités de remboursement

En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

5. Possibilité de refus de prise en charge

L’employeur peut refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge prévue à l’article R. 3261-1.

Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet.

6. Situation des salariés à temps partiel

Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet, bénéficie d’une prise en charge calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

7. Lieux de travail multiples

Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail.

8. Prise en charge des frais de transports personnels (dispositif facultatif)

8.1. Bénéficiaires

Lorsque l’employeur prend en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés par ses salariés (dispositif facultatif), il en fait bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés :

• dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains défini par l’article 27 de la loi n°82-1153 du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs ;

ou

• pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

L’employeur doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge. Il les recueille auprès de chaque salarié bénéficiaire qui les lui communique.

8.2. Sont exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule :

• les salariés bénéficiant d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge par l’employeur des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule ;

• les salariés logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ;

• les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.

9. Changement des modalités de remboursement

En cas de changement des modalités de remboursement des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

10. Situation du salarié à temps partiel

Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet.

Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet défini co
nformément au premier alinéa, bénéficie d’une prise en charge calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

11. Lieux de travail multiples

Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés lui permettant de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail.

12. Dispositions pénales

Le fait pour l’employeur de méconnaître ces dispositions est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe.