Registre spécial et dématérialisation

TEXTE DE LA QUESTION n° 120828 de Mme Muriel Marland-Militello (Union pour un Mouvement Populaire – Alpes-Maritimes), publiée au JO le 01/11/2011 p 11473. Mme Muriel Marland-Militello interroge M. le ministre de l’éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative sur la possibilité de supprimer, grâce à la dématérialisation, l’obligation légale pesant sur les dirigeants associatifs de tenir un registre spécial. La tenue du registre spécial est une obligation légale qui incombe aux dirigeants associatifs en vertu de l’alinéa 7 de l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association. Ce registre doit consigner par écrit et à la main, dans un formalisme très précis régi par les articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901, chacun des changements concernant les dirigeants ainsi que les modifications apportées aux statuts de l’association. Les dirigeants qui ne tiennent pas ce registre encourent une lourde amende (1 500 euros, 3 000 euros en cas de récidive). Le non-respect de cette obligation peut même conduire, selon la même loi, à une dissolution de l’association « à la requête de tout intéressé ou du ministère public ». Les dirigeants associatifs sont bien souvent des bénévoles, qui doivent faire face à maintes responsabilités et à moultes formalités à accomplir. Pour ne pas dissuader le bénévolat, il convient, autant que faire se peut, de simplifier notre droit et d’alléger les procédures et les obligations légales pesant sur les responsables associatifs. Or les éléments contenus dans le registre spécial doivent parallèlement faire l’objet d’une déclaration aux services de l’État. Aussi aimerait-elle savoir s’il serait envisageable, à moyen terme, de profiter des potentialités offertes par les technologies de l’information et de la communication, afin d’affranchir les dirigeants associatifs de la tenue du registre spécial.

TEXTE DE LA REPONSE. L’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association ainsi que les articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901 pris pour l’exécution de la loi du ler juillet 1901 précisent qu’un registre spécial est tenu au siège de toute association déclarée ou reconnue d’utilité publique sur lequel sont consignés tous les changements survenus dans son administration ainsi que toutes les modifications apportées à ses statuts. Les autorités administratives ou judiciaires, peuvent se faire présenter, sur leur demande, ledit registre sans déplacement au siège social. Le registre spécial permet donc, en tant que de besoin, aux autorités administratives ou judiciaires et éventuellement aux adhérents, de prendre connaissance des événements affectant la vie de l’association dans le temps. La mention des modifications permet aux tiers de vérifier que la personne physique qui la représente est celle qui est effectivement mandatée. Ces éléments constitutifs de l’état civil de l’association permettent d’assurer la traçabilité des décisions et doivent être disponibles durant toute la vie de l’association. Ils peuvent également constituer en interne des éléments pertinents lors de prise de décisions. Ce registre spécial contient les modifications apportées aux statuts et les changements survenus dans l’administration de l’association ainsi que les dates des récépissés relatifs aux modifications et changements visés à l’article 3 du décret précité. Le registre est tenu sur un cahier dont les pages sont numérotées. Il est paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l’association. Les inscriptions sont faites à la suite les unes des autres sans laisser de blancs. Ces règles de formalisme limité ont pour principal objet d’assurer la sécurité juridique de l’association, de ses membres et des tiers. Il ne paraît pas possible d’affranchir les dirigeants associatifs de la tenue du registre spécial sans remettre en cause l’obligation légale prévue à l’article 5 de la loi du ler juillet 1901 relative au contrat d’association. La possibilité d’intégrer à titre optionnel la tenue et la conservation du registre spécial dans le bouquet de services proposés aux associations par le téléservice « Votre compte associations », ouvert depuis plusieurs mois, est à l’étude, au titre de l’enrichissement de cette offre de services.