Organisation d'une manifestation sportive et assurances

Nous vous proposons de vous donner plus de détails sur l’étape 3 qui s’appréhende avec les solutions suivantes :

1- La suppression du risque 2- Le transfert du risque 3- La non assurance – la structure organisatrice assume seule le risque 4- La prévention 5- Les assurances

1 – Supprimer le risque peu se résumer à ne pas faire l’événement ou une partie de l’événement. Mais supprimer un risque météo peu impliquer de faire l’activité en INDOOR, si l’activité le permet naturellement. Il est important de mesurer la faisabilité de l’événement et d’être dans la capacité à gérer les risques qui peuvent en découler.

2 – Transférer un risque quand cela s’avère possible, soulage l’organisateur mais attention de bien en mesurer les effets secondaires. Vous pouvez par exemple transférer un risque financier en ne remboursant pas la totalité des billets d’entrée. Dans ce cas il est important d’en informer les spectateurs et d’assumer l’effet commercial négatif. En revanche, une partie du risque financier est transférer vers le public.

On retrouve aussi le transfert de risque en matière de responsabilité, d’ou l’importance de vérifier les contrats avec les sous-traitants, fournisseurs, prestataires ou loueurs de salle par exemple (bien vérifier la clause de responsabilité dans le contrat éventuellement la modifier).

3 – Certains risques ne sont pas assurables ou très chers. Par exemple sur un événement récurrent, vous pouvez choisir de faire un « avoir » à un sponsor sur l’événement de l’année suivante plutôt que de souscrire une assurance annulation et de le rembourser. Dans le cas présent, l’organisateur assume seul le surcoût pour l’année N+1.

4 – La prévention est probablement le point sur lequel l’organisateur peut être le plus actif. En revanche bien souvent cela implique la mise en place d’une commission sécurité – prévention (selon la taille de l’événement). Son rôle sera à chaque nouvelle étape d’analyser les nouveaux risques qui peuvent se présenter, de rechercher et proposer des solutions et de contrôler les procédures mises en place.

Voici une liste rapide des actions à mettre en place :

• assumer le suivi des aspects de sécurité, aux personnes, au matériel, au risque de vol et vandalisme…
• anticiper sur les gestion de crise, constitution d’une cellule de crise, communication de crise…
• anticiper sur les risques liés aux transports
• anticiper sur les risques liés à l’hébergement
• prévoir le remplacements de personnes clé
• étudier les possibilités de report (prise en compte dans tous les contrats à la fois avec les fournisseurs et les bailleurs de fonds)…

5 – (suite lors d’un prochain article ISBL consultants)

En savoir plus :

C. CAMILLI, Organisations sportives et assurances (1ère partie) : Voir en ligne